Varför Life Cycle Cost (LCC) vid upphandling?

Pär Sandin, Senior Partner på Systecon, ger här sin syn på varför LCC är av yttersta vikt vid upphandlingar och har några konkreta exempel på vad som krävs för att lyckas från den nyligen genomförda upphandlingen av tunnelbanetåg till Stockholm som Systecon deltagit i.

C30
C30 - de nya tunnelbanetågen. Foto: SLL

Enligt min uppfattning är alla kostnader lika mycket värda oavsett om de är förknippade direkt med köpet, eller uppstår vid användning och underhåll. Utmaningen ligger i att så tidigt som möjligt få en uppfattning om vilka kostnader som kan uppstå över ett systems livslängd och vilka faktorer som driver kostnaderna. Då har man en möjlighet att kontrollera dem, och därmed kostnaden på sikt.

Men kostnaderna i sig är bara den ena halvan av ekvationen. Det handlar i lika stor utsträckning om att värdera det man får för pengarna, exempelvis trafikproduktion, tillgänglighet, kapacitet och komfort. Ibland kan det vara en utmaning att göra avvägningen vad dessa ”intäkter” är värda för att kunna ställa dem emot kostnaderna, men det är nödvändigt att göra det för att fatta rätt beslut.

LCC som upphandlingsmetod

Att använda livscykelkostnadsbegreppet för värdering av investeringar är varken unikt eller nytt. Det skiljer sig egentligen inte från att räkna ut boendekostnaden vid köp av en ny bostad. Lånekostnad, el, värme, vatten, renoveringar, numera kanske även hushållsnära tjänster som städning och trädgårdsskötsel ska ingå när man försöker förutse månadskostnaden för sitt boende. LCC är alltså till stor del en sedvanlig investeringskalkyl, men med ett uttalat fokus på att kvantifiera och överföra ett systems tekniska egenskaper och dess drift och underhåll till ekonomiska termer. Då kan hela det kostnadsåtagande en investering för med sig synliggöras och värderas.

Lagen om Upphandling till Försörjningssektorerna (LUF) ger ju också utrymme för en utvärdering av ”det ekonomiskt mest fördelaktiga” alternativet vid upphandling, för att möjliggöra värdering av annat än bara lägsta pris. Det blir då självklart att beakta alla stora kostnadsdrivare och även att ta hänsyn till hur de sökta egenskaperna ska värderas. För att göra detta bra krävs ett strukturerat angreppssätt, något LCC-metodiken erbjuder.

En LCC-modell?

Det är viktigt att förstå att LCC inte bara är en kostnadsmodell utan en upphandlingsstrategi eller en hel process. Visst behövs modeller, oftast flera stycken faktiskt. Det behövs modeller för att kvantifiera kostnaderna, men också för att värdera de egenskaper som inte helt lätt låter sig uttryckas i ekonomiska termer. Ofta brukar man kombinera en kostnadsutvärdering med en kvalitetsutvärdering av ett anbud. Dessa delar vägs sedan samman till ett gemensamt ”jämförelsetal”. Men för att hålla sig till kostnaderna måste man också bestämma sig för hur alla kostnader ska värderas i en upphandlingssituation.

Systecon har nyligen på Stockholms läns landstings uppdrag deltagit i upphandlingen av nya tunnelbanetåg (C30) och där haft det sammanhållande ansvaret för bland annat LCC. I C30-projektet hade man som uttalad strategi att LCC skulle utgöra stommen i utvärderingen av anbudspriset. Det innebar i praktiken att en utvidgad LCC-modell blev sättet för anbudsgivarna att lämna alla sina pris- och kostnadsuppgifter. Kort beskrivet bestod modellen i princip av en ”vanlig” LCC-modell för fordonen som grund men med en utökad modell för beräkning av det totala anbudspriset på toppen. Fordonsleverantören har på detta sätt förbundit sig att garantera att en viss nivå på LCC enligt modellen inte överskrids. Men man ska inte luras att tro att modeller av sig självt ger det efterfrågade resultatet om man inte samtidigt har processer för att se till att resultatet verkligen nås under det efterföljande projektet och vid leverans.

Hur ser processen ut?

All nyanskaffning börjar naturligtvis med att man måste specificera vilka egenskaper produkten eller systemet ska ha. Därför måste man börja med att utgå från den situation man befinner sig i nu, och vad man vill uppnå. Det finns ofta verkliga begränsningar och förutsättningar som styr. Du har en viss underhållskapacitet, din infrastruktur har begränsningar, elmatningen har kapacitetsbegränsningar. Det innebär att man antingen måste hålla sig inom dessa förutsättningar, eller ta med kostnaden för förändring av dem i kalkylen. Ovanpå detta finns önskade framtida prestandakrav på kapacitet, servicenivå i form av tillförlitlighet, ökade funktionskrav, mm. Redan här kan man börja använda LCC-tekniken för att få en uppfattning om vilka övergripande strategier som är bäst. I C30-projektet användes tidigt simulering för att se vilken typ av fordon som sannolikt skulle komma att få lägst LCC per transporterad passagerare. Successivt får man en bättre bild av vad man vill uppnå, och då går det också att definiera hur funktionsprestanda kan värderas.

När det gäller kostnaderna får man betrakta dem utifrån hur de kan kvantifieras och vad som måste till för att säkerställa att de senare går att verifiera. En förutfattad mening vi ofta möter är att drift- och underhållskostnader är svåra att värdera eftersom de är så osäkra. Det må så vara att de är svårare att exakt bestämma än något som har en tydlig prislapp, men det betyder inte att de är mindre verkliga. Köper man en bil så vet man att den måste tankas och underhållas, och för att utvärdera vilken bil som är billigast får man försöka bryta ner kostnadselementen och identifiera vilka mätbara parametrar som driver dem. Sedan får man hitta sätt att styra och verifiera parametrarna, och detsamma gäller självfallet vid anskaffning av tåg.

I tågsammanhang ställer vi till exempel höga krav på att tillverkarna identifierar de faktorer som styr underhållet; underhållsintervall, nödvändiga åtgärder, dyra reservdelar med mera. Sedan kräver vi att det ska finnas metoder eller underlag för att visa att lämnade uppgifter är trovärdiga och att vi som kund ska få se hur våra intressen tillvaratas.

En utmaning är att livslängd och serviceintervall för tunnelbanetåg är för långa för att man under garantiperioden, som ofta är endast ett fåtal år, ska kunna verifiera alla kostnader som kommer att uppstå vid drift och underhåll framöver. I vissa fall är därför det enda sättet att kontrollera kostnaden att göra det ”på ritbordet”. Faktum är att mycket i upphandlingsprocessen går ut på att lägga fast hur detta ska gå till. Vi brukar säga att vi köper två olika saker: dels hårdvaran, det vill säga tågen, dokumentationen och så vidare, men också tjänsten, det tillverkaren lovar oss i form av metoder, övervakning och redovisning av hur projektet framskrider. Med ett strukturerat arbetssätt får man dessutom en mycket bättre dokumentation. För att övertyga tillverkaren om vikten av processen brukar vi också se till så att betalningen är knuten till redovisningen av hur målen nås. ”No bang, no bucks”, kort och gott.

LCC-upphandling är alltså i sig själv en projektstyrningsmetod som inbegriper utvärdering av prestandakrav, realiseringsprocesser, kommersiella krav och dokumentation med ett överordnat nyckeltal som uttrycks som en totalkostnad. Detta faktum har kommit att både uppskattas och utnyttjas av våra kunder.

Men brukar ändå inte alltid investeringen vara den viktigaste kostnaden?

En investering är faktiskt ingen kostnad, det är en omfördelning av en tillgång. Kostnaden uppstår genom att du förbrukar tillgången och genom den kostnad du drar på dig genom att få disponera tillgången ifråga. Det innebär att investeringskostnaden uppstår över tid precis som alla andra kostnader vi värderar. Den är dessutom lika osäker som vilken framtida kostnad som helst. Räntan förändras och ett val av ett dåligt system gör kanske livslängden kortare och därmed kapitalkostnaden högre. Den är alltså helt relevant att jämföra med vilken årlig kostnad som helst. Och det är ju totalkostnaden vi betalar, oavsett om det är på biljettpriset eller på skattsedeln.