Transitio - upphandling tungt underhåll

Uppmärksammad upphandling av ramavtal på tungt underhåll bedöms spara Transitio miljontals kronor.

Tungt underhåll på järnvägsfordon är dyrt och ledtiderna är ofta relativt långa. På en marknad som dessutom präglas av ett fåtal leverantörer är det en stor utmaning att upprätthålla en konkurrenssituation som ger bra kostnadskontroll, utan att göra avkall på kvalitén. Detta var utmaningen för Transitio när Systecon gavs helhetsansvaret för att upphandla ett flerårigt ramavtal på tungt underhåll för fordonen Regina och Itino.

Projektet genomfördes enligt plan, och Transitio var mycket nöjda med Systecon insats, både avseende sättet att självständigt ta helhetsansvar för projektet, och för det förtroende som Systecons konsulter fick hos de leverantörer av Tungt Underhåll som var med i upphandlingen. Upphandlingen bedöms spara Transitio miljontals kronor jämfört med tidigare upphandlingar där man bara haft ett mycket begränsat antal leverantörer.

Projektet genomfördes i fyra steg: framtagning av förfrågningsunderlag, annonsering, förhandling och avrop.

Framtagning av förfrågningsunderlag

Eftersom upphandlingen genomfördes inom ramen för den offentliga upphandlingslagen LUF ägnades stor omsorg åt att upprätta ett fullständigt och korrekt förfrågningsunderlag. Upphandlingens tekniska omfattning togs fram i nära samarbete med Transitios fordonsförvaltare och med stöd av Systecons programvara Opus Suite. Parallellt upprättades kravdokument avseende kvalitetsstyrning och leveransprocesser, som tillsammans med de kommersiella villkoren länkades ihop i ett avtalsutkast.

Annonsering

Det var viktigt att skapa ett intresse kring upphandlingen och försäkra sig om att alla de potentiella leverantörerna lämnade anbud. Upphandlingen annonserades såväl i europeiska som nationella databaser och efter leverantörskvalificeringen kunde det konstateras att intresset för att lämna anbud var stort. Därefter följde en omfattande frågor- och svar-runda där oklarheter kring tekniska underlag och processer klarades ut innan anbuden lämnades in.

Förhandling

De inlämnade anbuden utvärderades enligt en sedan tidigare fastställd utvärderingsmodell. Genom att även bjuda in samtliga anbudsgivare till förhandling säkerställdes den så viktiga likabehandlingsprincipen, samt möjlighet att i detalj förtydliga oklarheter och förhandla fram slutliga ramavtal.

Avrop

Med ett flertal ramavtal på plats, och med stöd av avtalade tröskelvärden för priser och ledtider, kunde de första avropen förberedas. Den valda avropsvolymen baserades bl.a. på komponent- och fordonstillgång samt en optimering för att ge anbudsgivarna förutsättningar att offerera sitt bästa pris och kvalitet. Upphandlingstekniskt genomfördes avropet i en andra konkurrensupphandling helt i linje med reglerna för LUF.